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机密文件管理制度

机密文件管理制度:

机密文件管理制度是企业为了加强对机密文件的管理,实现机密文件管理的程序化、规范化, 而所做的一系列有关机密文件管理的规定。
 
机密文件管理制度写作内容
 
(1)机密文件管理的目的和作用。
(2)秘书部门人员的职责与任务。
(3)机密文件立卷归档管理。
(4)机密文件的存放管理。
(5)机密文件的阅文管理与复印管理。
具体写作要求请参照下面的机密文件管理制度范例。
 
机密文件管理制度
 
1  目的作用
 
公司的机密文件资料是公司的重要财富,加强对机密文件的管理,使机密文件在麩 营管理中充分发挥信息导向作用,保障和促进公司各项经营活动的顺利进行,是公司噌 理层的重要工作。为实现机密文件管理的程序化、规范化,使机密文件的管理既高效5? 安全,特制定本规定。
 
2  管理职责
 
公司的机密文件管理统—由总经办归口负责。应加强对本部门秘书工作人员的业j 培训,抓好机密文件的立卷归档、存放保管以及机密文件使用各环节中的管理程序。^ 对各职能部门机密文件管理工作进行指导和工作检查。
 
3  机密文件立卷归档管理
 
秘书部门对公司机密文件的立卷归档,应按照以下程序做好工作:
3.1收集立卷文书材料
应坚持平时随时收集机密文件进行归档,以保证机密文件材料的完整,对于办理 毕的机密文件材料应及时收回,对于会议机密文件要及时整理,对于本企业的对外发 要留好底稿和正本。
3.2做好立卷类目的分类
按照不同机密文件的性质分成若干类别,如党政文书类、人事管理类、生产管 类、经济财务类、对外业务类等,以便于机密文件的整理和保管。 
3.3拟定卷内机密文件保存价值
按照统一的原则标准,将卷内所有机密文件分为永久、长期、短期三种不同的保管期限
3.4科学、合理地排列卷内机密文件
应按照一定的规律排列卷内机密文件,使机密文件保持条理性,一般要求是:
……
3.5机密文件装订成案
定卷时,在完成对卷内机密文件系统排列后,应编号,填写卷内目录和卷本备考 表,然后填好案卷的封皮及案卷的目录,最后按规定的方式进行装订。
3.6机密文件移交归档
机密文件完成立卷工作,就可在规定的时间移交档案室,一般都在年终时进行。移 交档案时要有移交目录,双方清点后,应签字确认。
 
4  机密文件的存放管理
 
机密文件的存放指日常机密文件的保管,主要由文秘人员负责,应做好以下方面 工作:
4.1 加强机密文件安全性的管理
……
4.2 做好存放机密文件的分类工作
……
4.3 做好机密文件的清退工作
……
4.4做好机密文件销毁工作
……
 
5  阅文管理
 
根据机密文件的不同情况,阅文管理包括传阅管理、借阅管理和阅文室管理几个方面。
5.1 机密文件的传阅管理
……
5.2 机密文件的借阅管理
……
5.3 阅文室的管理
……
 
6  机密文件的复印管理
 
机密文件的复印主要是因为原发的机密文件在数量上不能满足阅读的需要。但是如 不加强控制管理,就会出现机密文件翻印混乱,甚至造成机密的泄露。公司对复印机密 文件的管理主要是以下方面的控制:
6.1公司机密文件的复印由总经办统一负责组织进行,各部门应将需复印的机密 文件资料送到总经办,并应填写复印登记表,然后才能复印。
6.2各部门主管和公司领导负责对分管范围的复印机密文件资料的内容、印张进行把关。
6.3般机密文件资料复印,经部门主管签字同意,即可交总经办复印。
6.4机密机密文件资料复印,须经公司分管的副总经理签字批准。
6.5绝密机密文件资料的复印,必须经总经理签字批准。
6.6需要公开发表的机密文件,同内部印发机密文件一样,也必须事前按以上条款的规定办理审批手续。
6.7机密文件资料的翻印除了复印,其他如打印、传真等,均应按复印的管理规定和要求执行。
 


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